Workflows bauen
Zu den WorkflowsWas ein Workflow ist
Ein Workflow ist ein Ablauf aus mehreren Schritten, den du auf einer Arbeitsfläche zusammenklickst: Kästchen für die Schritte, Linien für die Reihenfolge. Du findest ihn unter Kernfunktionen als Workflows.
Ein Workflow lohnt sich bei Abläufen mit Verzweigungen, Bedingungen und Zwischenschritten. Ein einzelner Auftrag, den du in einem Satz beschreiben kannst, gehört direkt in den Chat.
Workflows sind ab dem Tarif Pro enthalten. Im Tarif Beginner siehst du statt der Workflows einen Hinweis zum Tarifwechsel.
Einen Workflow anlegen
Neue Workflows legst du mit dem Button oben rechts an. Im Reiter daneben findest du die Protokolle der bisherigen Läufe.
- Öffne Workflows und klick auf Neuer Workflow (Markierung 1). Schneller geht es mit Aus Vorlage erstellen, wenn eine passende Vorlage dabei ist.
- Setz als Erstes den Auslöser, also den Baustein, der den Ablauf startet.
- Zieh weitere Bausteine aus der rechten Leiste auf die Fläche und verbinde sie in der Reihenfolge, in der sie laufen sollen.
- Klick einen Baustein an, um ihn einzustellen, zum Beispiel welche App er anspricht und mit welchen Werten.
- Speichere den Workflow. Er läuft, sobald sein Auslöser eintritt.
Unter Ausführungen (Markierung 2) siehst du, wann ein Workflow gelaufen ist und ob er Fehler hatte.
Neben deinen eigenen gibt es geteilte Workflows deiner Organisation. Hat eine Kollegin schon etwas Passendes gebaut, nimm ihren Workflow als Ausgangspunkt.
Die fünf Auslöser
- Manuell: Du startest den Ablauf selbst per Klick.
- Geplant: Er läuft nach Zeitplan, etwa jeden Montag früh.
- Integration: Ein Ereignis in einer verbundenen App stößt den Ablauf an. Ab dem Tarif Max.
- Formular: XOS erzeugt einen öffentlichen Formularlink. Wer das Formular ausfüllt, startet den Workflow, auch ohne XOS Zugang.
- Webhook: Der Workflow bekommt eine eigene Internetadresse, die ein anderes System aufrufen kann. Ab dem Tarif Max.
Welche Bausteine es gibt
- Integration: Eine Aktion in einer verbundenen App ausführen, also alles, was auch deine Connectoren können.
- XOS-Modul: Etwas in XOS selbst tun, etwa im CRM oder im ERP.
- KI-Baustein: Ein Sprachmodell antwortet einmal, ohne Werkzeuge, zum Beispiel um einen Text zusammenzufassen oder einzuordnen.
- Agent: Anders als der KI-Baustein darf er Werkzeuge benutzen und über mehrere Schritte arbeiten. Nimm ihn, wenn die Aufgabe Recherche oder Zugriff auf deine Systeme braucht.
- Wenn, Weiche und Filter: Verzweigen, je nach Ergebnis des vorherigen Schritts.
- Felder setzen, Zusammenführen, HTTP-Aufruf: Daten unterwegs umformen oder ein fremdes System direkt ansprechen.