Überblick

Was die Warenwirtschaft abdeckt

Die Warenwirtschaft ist der kaufmännische Teil von XOS: Artikel, Kunden, Lager, Einkauf, Verkauf, Rechnungen, Belege und Buchhaltung. Du findest sie in der Seitenleiste unter ERP.

ERP Übersicht mit Kacheln zu allen Modulen der Warenwirtschaft

Die Übersicht ist ein Sprungbrett: Ein Klick auf eine Kachel öffnet das jeweilige Modul.

Die Module hängen zusammen, deshalb gibt es ERP nur komplett und nicht in Einzelteilen. Eine Bestellung, die den Lagerbestand nicht bewegt, wäre nur eine Karteikarte.

Stammdaten: Produktkatalog, Kunden, Firmendaten

Die Stammdaten sind die Grundlage für Lager, Einkauf, Verkauf und Rechnungen. Fang hier an, wenn du die Warenwirtschaft neu einrichtest.

Markierung 1 legt einen neuen Artikel an, Markierung 2 öffnet die Preislisten.

Markierung 1 legt einen neuen Kunden an.

Produktkatalog: deine Artikel und Leistungen mit Preisen, Preisstaffeln, Stücklisten, Bildern und Zertifikaten. Neue Artikel legst du mit + Neuer Artikel an.
Kunden: Kundennummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsziel, Kreditlimit und Status. Eine Kundenzeile kann mit einer Firma aus dem CRM verknüpft werden, muss es aber nicht.
Firmendaten: deine eigenen Angaben wie Impressum, Steuernummern, Handelsregister und Bankverbindung. Sie erscheinen automatisch im Absenderblock deiner Rechnungen, im DATEV-Export und in E-Rechnungen.

Nur Admins dürfen die Firmendaten ändern, die Bankverbindung wird verschlüsselt gespeichert. Kunden (ERP) und Kontakte (CRM) sind bewusst getrennt: Ein CRM-Kontakt ist jemand, mit dem du sprichst, bevor es einen Auftrag gibt. Ein ERP-Kunde ist jemand, an den du eine Rechnung schreibst.

Warenfluss: Einkauf, Lager, Verkauf

Einkauf, Lager und Verkauf bilden den Weg der Ware von der Bestellung bis zur Lieferung.

Einkauf mit der Lieferantenliste und den Reitern Bestellungen, Rechnungen und Einstellungen

Markierung 1 legt einen neuen Lieferanten an.

Markierung 1 legt einen neuen Auftrag an, Markierung 2 wechselt in die Kanban Ansicht.

Einkauf: Lieferanten, Bestellungen als Kanban-Ansicht, Wareneingang und Eingangsrechnungen. Buchst du einen Wareneingang, wandert der Bestand automatisch ins Lager.
Lager: Bestand, Lagerorte, Bewegungen, Meldebestand, Chargen, Inventur und Kommissionierung. Wähle zuerst einen Lagerort oder suche einen Artikel, sonst bleibt die Bestandsliste leer.
Verkauf: Aufträge und Lieferscheine zwischen Angebot und Rechnung, samt Nachkalkulation je Auftrag. Ist der Auftrag mit einem Kunden verknüpft, prüft XOS dessen Kreditlimit. Ein bestätigter Auftrag stößt die Provisionsabrechnung an.

Lager mit den Reitern Bestand bis Kommissionierung, Markierung 1 Bestand, Markierung 2 Inventur

Im Lager zeigt Markierung 1 den Reiter Bestand, Markierung 2 den Reiter Inventur.

Abrechnung: Angebote, Verträge, Provisionen

Hier schreibst du Angebote und Rechnungen, rechnest wiederkehrende Leistungen ab und verteilst Provisionen.

Markierung 1 legt einen neuen Vertrag an.

Angebote und Rechnungen mit Dokumentenliste

Markierung 1 legt ein neues Dokument an.

Angebote & Rechnungen: Vorlagen als Baukasten, Positionen, PDF-Ausgabe und ein Mahnwesen mit Gebühren und Zinsen. Die Felder füllen sich aus CRM, Warenwirtschaft und Chat. Eine ausgestellte Rechnung ist danach unveränderlich, so verlangt es die Aufbewahrungspflicht.
Wiederkehrende Verträge: Wartungsverträge, Abos und Retainer. Wird eine Abrechnung fällig, entsteht automatisch ein Rechnungsentwurf, den du nur noch freigibst.
Provisionsabrechnung: Regeln, Abrechnungen samt Aufteilung auf mehrere Personen und Auszahlungen. Einträge entstehen und verfallen automatisch, wenn ein Auftrag bestätigt oder storniert wird.

Die Provisionsabrechnung betrifft Personen und Geld, deshalb sind die Rechte darauf besonders eng gefasst.

Finanzen: Belege und Buchhaltung

Unter Belege & Archiv liegen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung sowie eingescannte Papierbelege, aufbewahrungssicher über zehn Jahre, mit Zuordnung und Änderungsprotokoll. Die Buchhaltung enthält Kontenrahmen, Journal, Kostenstellen, wiederkehrende Buchungen und Berichte wie BWA und Gewinn- und Verlustrechnung.

Markierung 1 legt einen neuen Beleg an.

Buchhaltung mit Journal, Markierung 1 Manuelle Buchung, Markierung 2 Berichte

Öffne Buchhaltung. Das Journal zeigt alle Buchungen.
Mit + Manuelle Buchung (Markierung 1) erfasst du eine eigene Buchung.
Unter Berichte (Markierung 2) findest du BWA und Gewinn- und Verlustrechnung.

Hier sitzt auch der DATEV-Export.

Der DATEV-Export erzeugt einen Buchungsstapel im EXTF-Format und braucht Berater- und Mandantennummer aus den Firmendaten. Das Format ist strukturell korrekt, aber nicht gegen die vollständige offizielle DATEV-Spezifikation geprüft. Mach vor dem ersten echten Einsatz einen Testimport bei deinem Steuerbüro.

Inventar

Inventar erfasst dein Anlagevermögen, rechnet Abschreibungen, plant Wartungen und verwaltet das Ausleihen von Geräten. Anders als das Lager geht es hier um das, was dir gehört und was du benutzt, nicht um Ware, die du verkaufst.