Alles belegt.Zehn Jahre.
Ein Ort für Eingangsrechnungen, Quittungen und Reisekosten.
Kurz gesagt: Belegarchiv in XOS: Belege erfassen, PDF per KI auslesen, freigeben und unveränderbar aufbewahren, mit Fristenübersicht und Änderungsprotokoll.
Stand 12.11.2026 · ProzessXBelege erfassen, prüfen, freigeben und zehn Jahre aufbewahren.
Was dieses Modul für dich erledigt.
Belege erfassen und filtern
Lege Belege mit Aussteller, Rechnungsnummer, Netto, Brutto, Steuersatz und Kategorie an: Rechnung, Gutschrift, Quittung, Reisekosten oder Sonstiges.
PDF per KI erfassen
Lade ein PDF hoch, XOS liest Aussteller, Rechnungsnummer, Beträge, Datum und IBAN aus dem Text. Gescannte PDFs ohne Text erfasst du von Hand.
Elektronische Rechnungen prüfen
Bei ZUGFeRD und XRechnung prüft XOS die Pflichtfelder wie Nummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Gesamtbetrag und Währung. Das ist keine vollständige Prüfung gegen die offiziellen Schemas.
Freigabe und Unveränderbarkeit
Berechtigte Personen geben Belege frei oder lehnen sie ab. Zahlungsstatus, Kostenstelle und Zuordnungen bleiben änderbar.
Aufbewahrungsfrist im Blick
Jeder Beleg bekommt beim Anlegen eine Frist von zehn Jahren. Vorher lässt er sich nicht löschen, und die Übersicht zeigt Belege, deren Frist in weniger als einem Jahr abläuft.
Zuordnen und Zahlung verfolgen
Ordne einen Beleg einer Buchung zu, verknüpfe Lieferant oder Projekt und halte fest, ob er offen oder bezahlt ist, mit Methode und Datum.
Vom Papierbeleg zum geprüften Archiv.
Ein Beispiel für eine Eingangsrechnung.
Auch im Chat: Der ERP Agent kann Belege suchen, ansehen und erfassen. Löschen ist ein kritischer Schritt und braucht deine Bestätigung.
Häufige Fragen.
Kann ich einen freigegebenen Beleg noch ändern?
Die Inhaltsfelder wie Aussteller, Beträge, Datum und Kategorie nicht. Zahlungsstatus, Kostenstelle sowie Lieferanten und Projektzuordnung schon.
Kann ich Belege vor Ablauf der Frist löschen?
Nein. Ein Beleg lässt sich erst löschen, wenn die Aufbewahrungsfrist vorbei ist, er nicht zugeordnet und nicht freigegeben ist.
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