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title: Aufgaben mit KI in XOS | XOS
description: Aufgaben in XOS: eigene und geteilte Aufgaben, Zuweisung an Kollegen und Teams, Vorschläge aus Emails, Erinnerungen und Anbindung an CRM Aufgaben.
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# Aufgaben. Erledigt.

Eine Liste für alles, was ansteht: eigene, zugewiesene und aus Mails abgeleitete Aufgaben. Mit Fristen, Teams und Erinnerungen.

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Kurz gesagt: Aufgaben in XOS: eigene und geteilte Aufgaben, Zuweisung an Kollegen und Teams, Vorschläge aus Emails, Erinnerungen und Anbindung an CRM Aufgaben.

Stand 12.11.2026 · ProzessX

Mail wird zur Aufgabe, bekommt Zuständigen und Frist und wird zuletzt abgehakt. Beispieldarstellung, vereinfacht.

Projekte

## Aufgaben erfassen, zuweisen und aus Mails übernehmen.

Enthalten In jedem Tarif, ohne Zusatzbuchung

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## Was dieses Modul für dich erledigt.

01

### Aufgaben anlegen und zuweisen

Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeit, Sichtbarkeit privat oder öffentlich. Zuweisen darfst du an Kollegen, mit denen du zusammenarbeitest.

02

### Aus einer Mail eine Aufgabe machen

Auf einer Mail wählst du Als Aufgabe übernehmen. Eine KI liest die Mail und formuliert daraus Titel und Beschreibung.

03

### Vorschläge prüfen

Aufgaben aus eingehenden Mails erscheinen zuerst als Vorschlag. Du bestätigst oder verwirfst sie.

04

### Teams und Auslastung

Lege Teams mit Teamlead an, sieh die Aufgaben je Team und den Überblick zur Auslastung.

05

### Erinnerungen an Fristen

24 Stunden vor Ablauf und nach Ablauf erinnert XOS die Zugewiesenen, je einmal pro Aufgabe.

06

### Projekte und CRM Aufgaben

Eine Ansicht gruppiert Aufgaben nach Projekten, die du in den Workplaces markierst.

Beispielablauf

### Von der Mail zur erledigten Aufgabe.

Ein Beispiel für den Alltag.

Eine Mail mit Bitte kommt an

Als Aufgabe übernehmen, die KI schlägt Titel und Text vor

Aufgabe einem Kollegen zuweisen und Frist setzen

Erinnerung vor Ablauf der Frist

Abhaken, bei CRM Aufgaben auch im CRM

Auch im Chat: Im Chat legst du Aufgaben direkt an und fragst ab, was heute oder offen bei dir ansteht.

## Passende Module dazu.

[Deine EmailsGmail, Outlook und IMAP Postfächer in einer Ansicht.](https://xos.prozessx.com/module/mail-view/)[CRMKontakte, Firmen und Deals an einem Ort, immer aktuell.](https://xos.prozessx.com/module/crm/)[WorkplacesEin Arbeitsbereich für Dateien, Team und Agenten.](https://xos.prozessx.com/module/workplaces/)[ProjektplanungProjekte, Aufgaben im Kanban, Budget und Zeitbuchung.](https://xos.prozessx.com/module/projektplanung/)

## Häufige Fragen.

Wer sieht meine Aufgaben?

Private Aufgaben nur du und die zugewiesene Person. Aufgaben in einem geteilten Workplace sehen alle mit Zugriff auf diesen Workplace.

## Aufgaben in deinem Alltag ansehen.

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