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title: Mitarbeiterstammdaten mit KI in XOS | XOS
description: Mitarbeiterstammdaten in XOS: Personalakte mit Stammdaten, Vertragsdaten, Dokumenten und Änderungsverlauf, sensible Angaben verschlüsselt gespeichert.
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# Die Akte. Digital.

Stammdaten, Dokumente und Verlauf je Person in einer digitalen Akte. Finanzielle Angaben sind nur für Berechtigte sichtbar.

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Kurz gesagt: Mitarbeiterstammdaten in XOS: Personalakte mit Stammdaten, Vertragsdaten, Dokumenten und Änderungsverlauf, sensible Angaben verschlüsselt gespeichert.

Stand 12.11.2026 · ProzessX

Die Akte füllt sich, jede Änderung landet im Verlauf, beim Austritt wird der Zugang gesperrt. Beispieldarstellung, vereinfacht.

Personal

## Alle Personaldaten an einem Ort, sensible Felder geschützt.

Einzeln buchbar 4,99 € je Platz und Monat

Im Paket HR Hub 24,99 € je Platz und Monat

Alles 249 € je Platz und Monat, alle Module

Voraussetzung Rechte im Bereich Personal, für finanzielle Felder ein zusätzliches Recht

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## Was dieses Modul für dich erledigt.

01

### Personalliste mit Suche

Suche nach Name, Email oder Mitarbeiternummer, Filter nach Abteilung und Status.

02

### Stammdaten je Person

Kontakt, Position, Abteilung, Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Freelancer), Eintritt und Austritt, Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Notfallkontakt und weitere persönliche Angaben.

03

### Sensible Felder geschützt

Gehalt, IBAN, Steuer ID und Sozialversicherungsnummer sind ein eigener Reiter und brauchen ein zusätzliches Recht.

04

### Dokumente zur Akte

Verträge, Ausweise, Zeugnisse und Bescheinigungen als PDF, Bild oder Word Datei bis 20 MB ablegen und wieder herunterladen.

05

### Änderungsverlauf

Jede Änderung an den Stammdaten wird protokolliert und ist im Reiter Verlauf einsehbar.

06

### Login verknüpfen, Zugang sperren

Eine Person lässt sich mit ihrem XOS Login verknüpfen. Beim Austritt deaktivierst du den Zugang mit einem Klick.

Beispielablauf

### Von der Neuanlage zum Austritt.

Ein Beispiel für den Lebenslauf einer Akte.

Neuen Mitarbeiter mit Namen, Email und Abteilung anlegen

Vertragsdaten und Dokumente ergänzen

Optional mit dem XOS Login verknüpfen

Änderungen später im Verlauf nachvollziehen

Beim Austritt Datum setzen und Zugang deaktivieren

## Passende Module dazu.

[ZeiterfassungKommen, Pause, Gehen: Arbeitszeit per Klick erfassen.](https://xos.prozessx.com/module/zeiterfassung/)[UrlaubsanträgeUrlaub beantragen, genehmigen und im Teamkalender sehen.](https://xos.prozessx.com/module/urlaubsverwaltung/)[BewerbermanagementStellen ausschreiben und Bewerbungen bis zur Einstellung führen.](https://xos.prozessx.com/module/recruiting/)

## Häufige Fragen.

Wer sieht Gehalt und IBAN?

Nur wer das Recht für finanzielle Daten hat. Das Feld wird im Backend zusätzlich geprüft, nicht nur ausgeblendet.

Kann ich Bewerber übernehmen?

Ja. Aus einer Einstellung im Bewerbermanagement entsteht per Klick ein Entwurf, den HR hier vervollständigt und bestätigt.

## Mitarbeiterstammdaten in deinem Alltag ansehen.

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