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title: Dokumentengenerator mit KI in XOS | XOS
description: Dokumentengenerator in XOS: Vorlagenbaukasten, Angebote und Rechnungen aus CRM und ERP Daten, PDF, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und Peppol XML.
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# Angebot raus. Geld rein.

Baue deine Vorlagen einmal, fülle Angebote und Rechnungen mit Daten aus CRM und ERP, verfolge Annahme und Zahlung und mahne überfällige Rechnungen.

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Kurz gesagt: Dokumentengenerator in XOS: Vorlagenbaukasten, Angebote und Rechnungen aus CRM und ERP Daten, PDF, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und Peppol XML.

Stand 12.11.2026 · ProzessX

Vorlage plus Daten ergibt das Angebot als PDF, danach wird daraus die Rechnung. Beispieldarstellung, vereinfacht.

Finanzen und ERP

## Angebote und Rechnungen bauen, versenden und nachverfolgen.

Im Paket ERP 149 € je Platz und Monat, nur komplett buchbar

Alles 249 € je Platz und Monat, alle Module

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## Was dieses Modul für dich erledigt.

01

### Vorlagen im Baukasten

Setze Vorlagen aus Blöcken zusammen: Logo und Kopf, Adressblock, Belegnummer und Datum, Positionstabelle, Summenblock, rechtliche Fußzeile und Freitext.

02

### Vorlage aus einem alten Dokument

Lade ein bestehendes Angebot oder eine Rechnung hoch. Die KI erkennt nur die Struktur und legt Platzhalter statt echter Werte an. Das Originaldokument wird nicht gespeichert.

03

### Angebote und Rechnungen erzeugen

Wähle den Kunden aus dem ERP oder CRM oder gib ihn frei ein, nimm Positionen aus dem Katalog oder als Freitext und erzeuge das PDF.

04

### Vom Angebot zur bezahlten Rechnung

Angebote werden angenommen oder abgelehnt und lassen sich in Rechnung, Auftrag oder Projekt umwandeln.

05

### Mahnwesen

Überfällige Rechnungen werden stündlich geprüft und nach der Kulanzfrist um eine Mahnstufe eskaliert.

06

### Versand und elektronische Rechnung

XOS bereitet die Mail mit dem PDF als Anhang vor, der Versand bleibt deine Entscheidung.

Beispielablauf

### Von der Anfrage zur bezahlten Rechnung.

Ein Beispiel für ein Angebot mit anschließender Rechnung.

Angebot aus Vorlage erzeugen oder aus einer Mail vorschlagen lassen

PDF prüfen und versenden

Angebot ist angenommen, in Rechnung umwandeln

Rechnung versenden, Zahlung erfassen

Bei Verzug läuft das Mahnwesen

Auch im Chat: Der ERP Agent listet Dokumente, erstellt Angebote und Rechnungen und erfasst Zahlungen. Erzeugen, Bezahlen und Löschen sind kritische Schritte und brauchen deine Bestätigung.

## Passende Module dazu.

[KundenEine Kundenakte, die alle ERP Belege teilen.](https://xos.prozessx.com/module/kunden/)[ProduktkatalogAlle Produkte und Preise an einer Stelle.](https://xos.prozessx.com/module/produktkatalog/)[VerkaufVom Angebot über Auftrag und Lieferschein zur Rechnung.](https://xos.prozessx.com/module/verkauf/)[BuchhaltungDoppelte Buchführung mit unveränderbarem Journal und DATEV Export.](https://xos.prozessx.com/module/buchhaltung/)[CRMKontakte, Firmen und Deals an einem Ort, immer aktuell.](https://xos.prozessx.com/module/crm/)[Wiederkehrende VerträgeAbos und Wartungsverträge erzeugen ihre Rechnung selbst.](https://xos.prozessx.com/module/vertraege/)

## Häufige Fragen.

Welche Anbindungen gibt es?

Rechnungen lassen sich einzeln nach Lexware Office übertragen, Angebote zur Unterschrift über DocuSign senden. Beides braucht ein verbundenes Konto.

Ist das eine zertifizierte elektronische Rechnung?

XOS erzeugt strukturiertes XML nach den Pflichtfeldern, ist aber selbst kein zertifizierter Peppol Zugangspunkt und prüft nicht gegen die vollständige offizielle Regelbibliothek.

## Dokumentengenerator in deinem Alltag ansehen.

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