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title: Belegarchiv mit KI in XOS | XOS
description: Belegarchiv in XOS: Belege erfassen, PDF per KI auslesen, freigeben und unveränderbar aufbewahren, mit Fristenübersicht und Änderungsprotokoll.
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# Alles belegt. Zehn Jahre.

Ein Ort für Eingangsrechnungen, Quittungen und Reisekosten.

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Kurz gesagt: Belegarchiv in XOS: Belege erfassen, PDF per KI auslesen, freigeben und unveränderbar aufbewahren, mit Fristenübersicht und Änderungsprotokoll.

Stand 12.11.2026 · ProzessX

Beleg lesen, Felder erkennen, freigeben, sperren. Beispieldarstellung, vereinfacht.

Finanzen und ERP

## Belege erfassen, prüfen, freigeben und zehn Jahre aufbewahren.

Im Paket ERP 149 € je Platz und Monat, nur komplett buchbar

Alles 249 € je Platz und Monat, alle Module

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## Was dieses Modul für dich erledigt.

01

### Belege erfassen und filtern

Lege Belege mit Aussteller, Rechnungsnummer, Netto, Brutto, Steuersatz und Kategorie an: Rechnung, Gutschrift, Quittung, Reisekosten oder Sonstiges.

02

### PDF per KI erfassen

Lade ein PDF hoch, XOS liest Aussteller, Rechnungsnummer, Beträge, Datum und IBAN aus dem Text. Gescannte PDFs ohne Text erfasst du von Hand.

03

### Elektronische Rechnungen prüfen

Bei ZUGFeRD und XRechnung prüft XOS die Pflichtfelder wie Nummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Gesamtbetrag und Währung. Das ist keine vollständige Prüfung gegen die offiziellen Schemas.

04

### Freigabe und Unveränderbarkeit

Berechtigte Personen geben Belege frei oder lehnen sie ab. Zahlungsstatus, Kostenstelle und Zuordnungen bleiben änderbar.

05

### Aufbewahrungsfrist im Blick

Jeder Beleg bekommt beim Anlegen eine Frist von zehn Jahren. Vorher lässt er sich nicht löschen, und die Übersicht zeigt Belege, deren Frist in weniger als einem Jahr abläuft.

06

### Zuordnen und Zahlung verfolgen

Ordne einen Beleg einer Buchung zu, verknüpfe Lieferant oder Projekt und halte fest, ob er offen oder bezahlt ist, mit Methode und Datum.

Beispielablauf

### Vom Papierbeleg zum geprüften Archiv.

Ein Beispiel für eine Eingangsrechnung.

PDF hochladen, XOS legt einen Entwurf an

Werte prüfen und korrigieren

Freigeben durch eine berechtigte Person

Zahlung als bezahlt markieren

Frist läuft, Beleg bleibt unveränderbar

Auch im Chat: Der ERP Agent kann Belege suchen, ansehen und erfassen. Löschen ist ein kritischer Schritt und braucht deine Bestätigung.

## Passende Module dazu.

[BuchhaltungDoppelte Buchführung mit unveränderbarem Journal und DATEV Export.](https://xos.prozessx.com/module/buchhaltung/)[EinkaufBestellen, Ware prüfen, Rechnung erst nach Abgleich zahlen.](https://xos.prozessx.com/module/einkauf/)[ProjektplanungProjekte, Aufgaben im Kanban, Budget und Zeitbuchung.](https://xos.prozessx.com/module/projektplanung/)

## Häufige Fragen.

Kann ich einen freigegebenen Beleg noch ändern?

Die Inhaltsfelder wie Aussteller, Beträge, Datum und Kategorie nicht. Zahlungsstatus, Kostenstelle sowie Lieferanten und Projektzuordnung schon.

Kann ich Belege vor Ablauf der Frist löschen?

Nein. Ein Beleg lässt sich erst löschen, wenn die Aufbewahrungsfrist vorbei ist, er nicht zugeordnet und nicht freigegeben ist.

## Belegarchiv in deinem Alltag ansehen.

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