--- title: Inbox: Anleitung in der XOS Hilfe description: Die Inbox sammelt alles, was deine Aufmerksamkeit braucht: Rückfragen von KI-Agenten, Freigaben für heikle Aktionen, Einladungen in Workspaces, Überga url: https://xos.prozessx.com/hilfe/inbox/ --- [Hilfe](https://xos.prozessx.com/hilfe/) / Kommunikation & Aufgaben Alle Themen Erste Schritte [Was ist XOS](https://xos.prozessx.com/hilfe/was-ist-xos/)[Anmeldung & erste Einrichtung](https://xos.prozessx.com/hilfe/anmeldung-einrichtung/)[Aufbau & Navigation](https://xos.prozessx.com/hilfe/aufbau-navigation/) Chat & Agents [Chat & Sessions](https://xos.prozessx.com/hilfe/chat-sessions/)[Modellwahl, Diktat & Canvas](https://xos.prozessx.com/hilfe/chat-werkzeuge/)[Plan-Modus, Web- & Tiefenrecherche](https://xos.prozessx.com/hilfe/plan-recherche/)[Agents, Supervisor & Spezialisten](https://xos.prozessx.com/hilfe/agents-supervisor/)[Bestätigungen bei kritischen Aktionen](https://xos.prozessx.com/hilfe/bestaetigungen/) Automatisierung [Workflows bauen](https://xos.prozessx.com/hilfe/workflows/) Connectoren [Connectoren verbinden](https://xos.prozessx.com/hilfe/connectoren-verbinden/)[Berechtigungen & Freigaben](https://xos.prozessx.com/hilfe/connectoren-rechte/)[Verfügbare Connectoren](https://xos.prozessx.com/hilfe/connectoren-liste/)[Externe Assistenten verbinden](https://xos.prozessx.com/hilfe/externe-assistenten/) Arbeitsbereich & Dateien [Wissensdatenbank](https://xos.prozessx.com/hilfe/wissensdatenbank/)[Workplaces](https://xos.prozessx.com/hilfe/workplaces/)[Dokumente erstellen (PPTX, Word, PDF)](https://xos.prozessx.com/hilfe/dokumente/) Kommunikation & Aufgaben [Inbox](https://xos.prozessx.com/hilfe/inbox/)[Aktivität & Verlauf](https://xos.prozessx.com/hilfe/aktivitaet/)[Team Chat](https://xos.prozessx.com/hilfe/team-chat/)[Meetings](https://xos.prozessx.com/hilfe/meetings/)[Tickets](https://xos.prozessx.com/hilfe/tickets/)[Social Media](https://xos.prozessx.com/hilfe/social-media/) Daily Work [Aufgaben](https://xos.prozessx.com/hilfe/aufgaben/)[Projekte](https://xos.prozessx.com/hilfe/projekte/)[E-Mails](https://xos.prozessx.com/hilfe/emails/)[Telefonie](https://xos.prozessx.com/hilfe/telefonie/) Warenwirtschaft (ERP) [Überblick](https://xos.prozessx.com/hilfe/erp-ueberblick/) CRM & Vertrieb [CRM](https://xos.prozessx.com/hilfe/crm/)[Sales Hub](https://xos.prozessx.com/hilfe/sales-hub/) Personal & Marketing [HR Hub](https://xos.prozessx.com/hilfe/hr-hub/)[Marketing Hub](https://xos.prozessx.com/hilfe/marketing-hub/) Konto & Team [Profil & Passwort](https://xos.prozessx.com/hilfe/profil-passwort/)[Team einladen & verwalten](https://xos.prozessx.com/hilfe/team-verwalten/)[Organisation & Einstellungen](https://xos.prozessx.com/hilfe/organisation/)[Verbrauch, Tarife & Abrechnung](https://xos.prozessx.com/hilfe/verbrauch-abrechnung/) FAQ [Häufige Fragen (FAQ)](https://xos.prozessx.com/hilfe/faq/) Support & Status [Bekannte Einschränkungen & Kontakt](https://xos.prozessx.com/hilfe/einschraenkungen-kontakt/) # Inbox [Zur Inbox](https://xos.prozessx.com/workspace/inbox) ## Was die Inbox ist Die [Inbox](https://xos.prozessx.com/workspace/inbox) sammelt alles, was deine Aufmerksamkeit braucht: Rückfragen von KI-Agenten, Freigaben für heikle Aktionen, Einladungen in Workspaces, Übergaben von Aufgaben und einfache Hinweise wie Meeting-Protokolle oder Erwähnungen. - Frage : Ein Agent braucht eine Antwort von dir, um weiterzuarbeiten. - Freigabe erforderlich : Ein Agent will eine heikle Aktion ausführen und wartet auf dein Okay. - Workspace-Einladung : Du wurdest in einen Workspace eingeladen. - Übergabe : Eine Aufgabe wurde an dich oder deine Abteilung übergeben. - Meeting-Protokoll , Erwähnung , Geteilt , Routine und System : reine Hinweise, meist nur zum Lesen. Oben links neben dem Logo siehst du die Glocke mit einer Zahl, sobald etwas ungelesen oder offen ist. Ein Klick öffnet die neuesten Meldungen, über Alle in Inbox anzeigen springst du in die volle Inbox. Neue Ereignisse erscheinen zusätzlich kurz als Einblendung unten rechts. ## Wie sind Reiter und Filter aufgebaut? Unter der Überschrift stehen drei Reiter, jeweils mit der Anzahl der Einträge. Markierung 1 zeigt den Reiter Aktion erforderlich, Markierung 2 den Button Alle gelesen oben rechts. - Aktion erforderlich : nur Offenes, das eine Entscheidung von dir verlangt. Dieser Reiter ist beim Öffnen aktiv. - Alle : sämtliche Meldungen. Bereits beantwortete Agent-Fragen sind hier ausgeblendet. - Erledigt : beantwortete oder gelesene Einträge, abgeblendet und mit deiner Antwort darunter, zum Beispiel Freigegeben , Abgelehnt oder Einladung angenommen . Gibt es Einträge aus mehreren Quellen, erscheint rechts ein Auswahlfeld. Mit Alle Quellen siehst du alles, sonst wählst du eine Quelle wie Frage oder Übergabe . Der farbige Balken links an einer Karte zeigt die Art der Meldung (rot für Freigaben, gelb für Übergaben). Ein Punkt oben rechts markiert Ungelesenes. Stammt der Eintrag von einem Agenten, steht sein Name mit @ neben dem Titel. ## Wie beantworte ich eine Rückfrage eines Agenten? Wartet ein Agent im [Chat](https://xos.prozessx.com/workspace/chat) auf eine Angabe von dir, landet seine Frage mit dem Label Frage in der Inbox. - Öffne die [Inbox](https://xos.prozessx.com/workspace/inbox) im Reiter Aktion erforderlich . - Klicke auf den Eintrag mit dem Label Frage . Das Formular erscheint direkt rechts daneben. - Beantworte die Fragen: Option wählen, mehrere Haken setzen, ein Datum wählen oder Text eintippen. Fragen mit Stern sind Pflicht. - Klicke auf Antwort senden . Der Button ist aktiv, sobald alle Pflichtfragen ausgefüllt sind. Deine Antwort geht automatisch als Nachricht an den wartenden Agenten, er arbeitet sofort weiter. Der Eintrag verschwindet aus der offenen Liste. Hat eine Frage keine vorgegebenen Antworten, steht im Formular Keine strukturierten Fragen, bitte im Chat antworten. Wechsle dann in die passende [Chat](https://xos.prozessx.com/workspace/chat)-Session und schreibe dort. ## Freigaben, Übergaben und Einladungen bearbeiten Will ein Agent eine heikle Aktion ausführen, erscheint sie als Freigabe erforderlich mit der geplanten Operation und ihrer Risikostufe. Du hast drei Möglichkeiten: - Freigeben : Der Agent führt die Aktion wie vorgeschlagen aus. - Bearbeiten : Du beschreibst in einem Textfeld, was stattdessen passieren soll, zum Beispiel einen anderen Betrag. Mit Senden gibst du die geänderte Variante frei, mit Abbrechen verwirfst du die Änderung. - Ablehnen : Die Aktion wird nicht ausgeführt. Bei einer Übergabe gibt es zwei Fälle. Bearbeitet schon ein Supervisor die Aufgabe in einer Chat-Session, springst du mit Im Chat verfolgen dorthin und entscheidest mit Session behalten oder Session verwerfen . Verwerfen löscht die Session samt Verlauf endgültig und muss bestätigt werden. Gibt es noch keine Session, nimmst du die Übergabe mit Annehmen an. Über Details öffnest du die volle Ansicht. Eine Workspace-Einladung beantwortest du direkt in der Karte mit Annehmen oder Ablehnen . Mit Workplace ansehen schaust du dir den Workspace vorher an. ## Wie markiere ich Meldungen als gelesen und räume auf? Viele Meldungen sind reine Hinweise. So beruhigst du die Glocke wieder. - Klicke oben rechts in der Inbox auf Alle gelesen . Den gleichen Button gibt es im Panel der Glocke. - Einen einzelnen Eintrag entfernst du mit dem Papierkorb an der Karte, im Panel der Glocke mit dem kleinen Kreuz. - Ein Klick auf einen Eintrag im Panel der Glocke markiert ihn als gelesen und öffnet, falls hinterlegt, die passende Stelle in XOS. Ein Eintrag, der eine Entscheidung von dir verlangt, bleibt im Zähler der Glocke, bis du wirklich reagiert hast, auch wenn du ihn als gelesen markiert hast. [ZurückDokumente erstellen (PPTX, Word, PDF)](https://xos.prozessx.com/hilfe/dokumente/)[WeiterAktivität & Verlauf](https://xos.prozessx.com/hilfe/aktivitaet/) Auf dieser Seite [Was die Inbox ist](#ueberblick)[Wie sind Reiter und Filter aufgebaut?](#tabs-filter)[Wie beantworte ich eine Rückfrage eines Agenten?](#agent-frage)[Freigaben, Übergaben und Einladungen bearbeiten](#freigaben-uebergaben)[Wie markiere ich Meldungen als gelesen und räume auf?](#gelesen-loeschen)